تفاصيل الدورة

أهداف البرنامج :

سيكون المشاركون في نهاية البرنامج التدريبي قادرين على:

• معرفة المهام والمسؤوليات.
• التعرف على المهارات الأساسية والشخصية.
• معرفة الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق.
• التعرف على التطبيقات الفعلية والعملية.
• معرفة كيفية إعداد التقارير والمراسلات.
• معرفة التطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية.
• التعرف على كيفية التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت.

الجمهور المستهدف :

• شاغلو وظائف السكرتارية التنفيذية أو المرشحون لشغلها.
• كل من يرغب بتطوير مهاراته وخبراته ويرى الحاجة إلى هذه الدورة.

المحاور العامة للبرنامج :

اليوم الأول : 

- الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق.
• خصائص موظفي  الحفظ.
• التعامل مع الاتصالات المكتبية.
• نشأة ودورة الوثائق.

اليوم الثاني

• نظم الإشراف على المحفوظات.
• التصنيف والترميز والفهرسة.
• استخدام الحاسب في الأرشفة.

اليوم الثالث : 

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

اليوم الرابع

- إعداد التقارير والمراسلات:

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
• أهمية التقارير للإدارة.
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.

اليوم الخامس

• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
• الأشكال التوضيحية في التقارير.

اليوم السادس : 

• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

- مهارات السكرتارية الحديثة:

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.

اليوم السابع : 

• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات.

اليوم الثامن

• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
• السكرتارية الإلكترونية.

اليوم التاسع : 

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسؤوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال.

اليوم العاشر

• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.

اليوم الحادي عشر: 

• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.

- السكرتارية الإلكترونية:

• التجهيزات والتقنيات المكتبية.
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

اليوم الثاني عشر

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

اليوم الثالث عشر

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

اليوم الرابع عشر

- التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت:

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الإيجابية.

اليوم الخامس عشر

• مهارات استخدام الهاتف.
• بناء الشخصية الهاتفية.
• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية